Petit Billet

J’ai finalisé la gestion des quelques 60 familles.

Bernard attendant mon appel (enfin presque) afin de préparer ses paniers pour ce mercredi.

Au menu pour une bonne grosse journée de boulot :

  1. Vérification des montants = 60 fois 5 chèques.
  1. Vérification des libellés des chèques. Là aussi 60 fois 5 chèques

Mais là chapeau à part un ou deux têtus tous sont au nom de EARL Bouchereau.

Là aussi merci de ne pas antidater les règlements. Les chèques ne sont pas donnés à Bernard en avance mais le premier mercredi de chaque mois. Je fais très attention donc vous n’avez pas de souci, car le but d’une Amap n’est pas de mettre un amapien en délicatesse.

Cette année compte tenu de nos expériences laborieuses des autres années j’ai mis au maximum les deux noms sur les contrats et sur les feuilles d’émargement. S’il en manque n’attendez pas le contrat suivant pour me le dire.

(Ps vive le mariage au moins je n’ai qu’un nom de famille – je rigole bien entendu)

Je suis longue à la détente compte tenu de mon grand âge mais j’arrive encore à mettre moins d’un an pour faire une rectification. Je vous redonne mon adresse mail : spamcarole44@laposte.net – N’hésitez pas à me contacter.

Pour le regroupement de chèque à part un seul règlement je suis profondément CONTRE. En effet lors du dépiautage des chèques il est plus simple d’avoir 60 fois le même nombre que de ce dire attention ce mois là j’en ai deux de plus et le mois suivant trois de moins.

Pas simple à vérifier, on perd facilement un petit dans cette masse.

Mais je suis de plus en plus douée et mes amapiens un peu plus disciplinés chaque année car j’ai moins galéré cette année.

  1.  Reste à faire les scans de l’intégralité des règlements et des contrats.

– Soit : 60 scans de contrats

Plus 2 pages de chèques par contrat soit environ 120 pages de chèques

Pour un total de 180 scans environ, ouf merci mon imprimante, une bise pour elle

4.     Séparation des chèques de leur contrat. Là être organisé et ne pas être dérangé par quelqu’un ou quelque chose car c’est souvent là que les emmerdes commencent.

  1.   Faire le total des 6 tas de chèques (un par mois) et vérifier sur le fichier EXCEL les totaux en le réel et le prévisionnel.
  1.  Rendre aux amapiens le double du contrat.

Bernard doit en garder un exemplaire original dans son camion pour ne pas avoir de souci en cas de contrôle de DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes). A cette occasion je vous ai mis en ligne le texte qui y fait référence.

A cette occasion j’insiste sur la nécessité des doubles contrats. Un pour vous un pour Bernard. Je n’ai fait plus de copie, car comme je l’ai indiqué à un amapien, dans la plus part des cas pour les copies individuelles je les fais avec mon imprimante donc sur mes propres deniers.

Pour votre information les frais d’adhésion de notre Amap ne sont que de 2€, et cela ne comprends pas les copies. Si par hasard vous souhaitez avec l’accord du bureau de l’Amap que l’on fasse les copies, il faudra bien augmenter la cotisation. A vous de juger.

Pour compléter cette information, une étude de l’Alliance Provence indique que les frais d’adhésion des Amaps se situent entre 10€ et 20€. Malgré le peu de présents à l’AG du 11 septembre dernier (merci à ceux qui étaient là je fais les gâteaux surtout pour vous) nous avons du prendre la décision d’augmenter l’adhésion. Non pas par envie mais pour payer l’assurance de la salle. S’il faut encore augmenter la cotisation pour faire de copies (et il faudra trouver un volontaire pour les faire), cela reste de votre responsabilité. Je ne pense pas que cela soit le but d’une Amap d’avoir des frais d’adhésion trop importants, mais là ce n’est QUE mon avis personnel.

  1. Remettre à jour le fichier EXCEL.

Faire le ménage entre les nouveaux, les départs, vérification des adresses mails et numéros de téléphone.

Là aussi je vous sais presser par le temps, mais pitié pour ma vue il y a certaines écritures impossibles à relire. Donc si possible sur l’un des deux contrats appliquez-vous sinon je ne peux pas promettre de ne pas avoir inscrit des âneries, surtout avec les adresses mails.

La gestion bénévole de l’Amap : ce n’est pas si simple. Etre (enfin essayé d’être) un peu le garde législatif et administratif n’est pas toujours aisé. J’essaie toujours d’expliquer pourquoi cela doit être fait ainsi.

Ce n’est certes pas pour vous ennuyez, mais juste pour essayer d’être « irréprochable » au vu de l’extérieur.

8.     Rendre les contrats aux amapiens, je n’ai pas vocation à les conserver. Merci de les prendre les jours de distribution, car j’ai suffisamment de papiers pour ne pas en conserver en plus.

9.     Espérer qu’il n’y a pas de retardataire. Et oui ! Car zou on recommence la procédure depuis le début pour les ajouter. Même si je suis très contente qu’ils viennent, cela m’oblige à recommencer à retravailler pour l’Amap, et après une fin de gestion de contrats, les anciens gestionnaires du contrat légumes vous le diront, on n’a pas envie d’y replonger….

Oui il nous faut fixer des règles car nous avons malheureusement que bien peu de renouvellement dans les membres du bureau malgré nos encouragements. Il faut absolument que vous vous investissiez car nous ne pouvons pars faire toujours tout à votre place. Relisez les statuts de l’association inscrits sur les contrats. Nous devons faire grandir notre association ENSEMBLE.

Pour ma seconde gestion des contrats légumes je mets ce petit billet sur notre blog, et je reste à votre disposition pour m’en expliquer directement avec ceux qui le souhaitent.

 

Très amicalement Carole

avis gestion contrat

4 commentaires sur “Petit Billet

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  1. un grand merci à toi Carole pour tout le travail effectué (pour notre confort à tous)
    bonne soirée
    Isabelle Piffeteau

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